Matrix Risiko dan Heat Maps, apakah dapat digunakan sebagai dasar membuat keputusan strategis?

21 January 2021 Credit Risk / Enterprise Risk Management / Liquidity Risk / Market Risk / Operational Risk

by Pardi Sudradjat

Pendahuluan:
Mengelola dan mengkomunikasikan risiko merupakan tugas penting dari manajemen menghadapi kondisi ekonomi sekarang ini. Mengelola risiko atau disebut dengan ERM (Enterprise Risk Management) bertujuan mengelola risiko secara sistematis, melalui proses: (1) Identifikasi Risiko misalnya melalui survey, wawancara, workshop (2) Pengukuran setiap risiko melalui pengukuran frekuensi kejadian dan dampak kerugian (3) Menilai kualitas dan efektifitas kontrol eksisting, dan menetapkan risiko residual (4) apabila risiko residual melewati limit sesuai risk appetite, maka rencana mitigasi disiapkan (4) Implementasi strategi mitigasi dan (5) proses monitoring pelaksanaan. Semua proses ini dipetakan dalam suatu matrix heat map sebagai alat komunikasi unit manajemen risiko dengan manajemen.

Permasalahan Matrix Risiko dalam pengelolaan risiko
Peta risiko saat ini banyak digunakan untuk mengelola risiko pada berbagai perusahaan, dan banyak yang berpendapat, metode ini sering tidak dapat memberikan gambaran risiko secara benar, beberapa malah berpendapat, informasi dari peta risiko ini tidak ada gunanya dan tidak berkontribusi terhadap proses pengambilan keputusan strategis oleh pihak manajemen.

Peta risiko mau menggambarkan besar risiko. Risiko sendiri sebenarnya potensi kerugian yang bisa terjadi, bisa juga tidak terjadi, dan kalau terjadi, dapat menimbulkan dampak kerugian. Ada dua parameter untuk mengukur besar potensi risiko: (1) Peluang risiko dapat terjadi dan (2) dampak kerugian yang ditimbulkan.

TABEL FREKUENSI DAN DMAPAK
Peluang terjadinya risiko sering diberikan istilah probabilitas (misalnya: 5% kemungkinan bisa terjadi). Istilah probabilitas ini benar untuk risiko yang hanya terjadi satu kali saja. Kebanyakan risiko terjadinya berulang kali misalnya: fraud, gempa bumi, buruh mogok, mesin rusak, dsb. disebut misalnya 4 kali setahun), dalam hal ini, istilah yang lebih pas mungkin adalah estimasi frekuensi. Hal ini perlu menjadi perhatian dalam menentukan tabel frekuensi untuk digunakan pada peta risiko. Variasi penilai frekuensi misalnya: 1 = Remote, 2 = Unlikely, 3 = Possible, 4 = Likely, 5 = Probable, variasi lain: 1 = Rare, 2 = Remote, 3 = Moderate, 4 = Likely, 5 = Frequent, dan berbagai variasi lainnya. Penentuan frekuensi jarang didasarkan atas data, kebanyakan ditentukan secara subyektif dan jauh dari konsisten untuk setiap unit kerja pada organisasi.

Dampak kerugian dapat berupa kerugian finansial ataupun kualitatif seperti kematian manusia, kerusakan lingkungan, gangguan pelayanan atau dampak pada reputasi perusahaan. Nah, perusahaan harus memutuskan bagaimana membagi kerugian finansial dan kualitatif tadi menjadi dampak kerugian secara keseluruhan. Sebutan untuk score dampak misalnya: 1 = Low, 2 = Medium, 3 = High, 4 = Serious, 5 = Extreme; variasi lain: 1 = Minor, 2 = Moderate, 3 = Significant, 4 = Major, 5 = Severe. Sama dengan penentuan frekuensi, penentuan dampak, baik dampak keuangan, apalagi non-keuangan, juga sangat subyektif dan sulit menentukan standar yang konsisten diantara unit kerja pada organisasi.

PETA RISIKO / HEAT MAP
Peta risiko atau heat map memetakan frekuensi risiko dan dampak risiko dalam satu matriks misalnya 3X4, 4X4 atau 5X5, masing2 diberikan atribut: rendah, sedang, tinggi dan diberikan angka penilaian sesuai kebijakan perusahaan, misalnya: 1 = rendah, 2 = sedang, 3 = tinggi. Kalau matriks nya 5X5, sebutan nya mungkin: 1 = rendah, 2 = rendah ke sedang, 3 = Sedang, 4= sedang ke tinggi, 5= tinggi

Masing-masing angka penilaian frekuensi dan dampak digabungkan menjadi satu angka untuk setiap kotak pada matriks. Caranya: dengan mengalikan 2 angka tersebut. Jadi berarti: risiko = frekuensi X dampak. Untuk membedakan mana risiko yang besar dan mana risiko yang kecil, kotak2 pada matriks diberi warna misalnya merah, kuning dan hijau seperti sistem traffic light. Pada matriks mengikuti aturan yang dibuat perusahaan, yaitu score < 10 = hijau, 10 < Score < 14 = kuning, dan Score > 14 = merah. Tingkat risiko juga dapat ditetapkan misalnya: hijau = Very Low, Low, Kuning = Medium, merah = High, Very High seperti gambar dibawah ini.

Risiko pada warna merah berarti risiko tinggi, dan risiko pada warna hijau berarti aman.

PERMASALAHAN PENGUKURAN RISIKO
Masalahnya, mengingat pengukuran frekuensi, dampak dan kualitas kontrol itu sangat subyektif, tidak sulit bagi risk manager mengupayakan agar posisi risiko ada pada warna hijau, sehingga dapat disebut: manajemen risiko terlaksana dengan baik, dan tidak perlu repot lagi melakukan langkah tambahan. Warna merah berarti harus dieliminir dengan cara berhenti, melakukan aktivitas bisnis terkait dengan risiko tersebut, atau mengupayakan mitigasi sehingga risiko bisa dipindahkan menjadi warna hijau. Bagaimana dengan warna kuning? Nah disini diperlukan batas (limit) sesuai selera risiko yang sudah ditetapkan perusahaan.

LAPORAN RISIKO DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Proses manajemen risiko ujung nya merupakan laporan untuk manajemen agar mereka mempunyai informasi yang akurat guna membuat keputusan strategis. Laporan berupa dashboard visual dalam bentuk grafik, warna dsb. biasanya lebih disukai oleh manajemen untuk memahami risiko perusahaan. Angka score yang didapat pada heat map dapat dengan mudah dijadikan dashboard untuk memberikan informasi penting misalnya: daftar 10 risiko terbesar, informasi pencapaian target KPI, level risiko pada heat map dsb.

Daftar risiko tertinggi (misalnya top 10, top 5, top 15) diambil dari score tertinggi dari risiko yang dianalisa, sesudah dilakukan rencana tindakan mitigasi. Risiko dapat diberikan atribut tambahan atas dasar penyebab terjadinya risiko misalnya: kebakaran, cuaca buruk, fraud dsb. yang dapat digunakan untuk memilah risiko untuk menetapkan risiko yang penting untuk pengguna laporan.

Pada gambar diatas terlihat bahwa score dari risiko portfolio sudah berkurang dari yang tadinya 103 menjadi 42 atau sekitar 60%. Hanya ada satu risiko mempunyai warna kuning, dan manajemen dapat menentukan langkah tindak lanjut agar risiko tersebut menjadi hijau.

KESIMPULAN
Matrix risiko atau heat Map memang sangat sederhana dalam proses pembuatan nya, dan relatif mudah dimengerti termasuk untuk manajemen yang seringkali awam terhadap proses manajemen risiko yang kompleks. Namun dari uraian diatas, terlihat bahwa laporan heat map tersebut sebenarnya agak lemah dalam menggambarkan risiko yang ada dalam proses kerja, khususnya dalam pengukuran frekuensi, dampak kerugian dan kualitas kontrol, sehingga agak berisiko apabila digunakan sebagai dasar untuk menentukan keputusan strategis. Mungkin penggunaannya dibatasi sebagai gambaran awal yang perlu dikonfirmasi oleh metode pengukuran risiko yang lebih baik, atau meningkatkan kualitas laporan risiko dengan cara pengukuran yang lebih dapat dipertanggungjawabkan.